Chuẩn bị tốt sẽ giúp các cuộc hẹn có thông dịch diễn ra suôn sẻ. Bằng cách lập kế hoạch trước và cung cấp thông tin chính xác cho thông dịch viên, quý vị có thể tránh hiểu lầm, tiết kiệm thời gian và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho tất cả mọi người.

Cung cấp các chi tiết cần thiết

Đảm bảo thông dịch viên biết trước ngày, giờ, địa điểm và thời lượng dự kiến của cuộc họp. Cung cấp các chi tiết như số phòng, hướng dẫn vào tòa nhà hoặc đường liên kết cho các cuộc họp từ xa. Điều này giúp buổi họp bắt đầu đúng giờ và diễn ra suôn sẻ.

Chọn hình thức thông dịch phù hợp

Trước khi buổi hẹn diễn ra, hãy quyết định hình thức thông dịch nào sẽ được sử dụng, vì điều này ảnh hưởng đến thời gian và việc tổ chức của buổi hẹn.

Thông dịch nối tiếp (Consecutive Interpreting)

Thông dịch viên sẽ đợi người nói tạm dừng trước khi thông dịch những gì được nói. Hình thức này thường được sử dụng trong các cuộc hẹn hoặc các cuộc họp nhỏ. Buổi thông dịch sẽ kéo dài gấp đôi thời gian so với một cuộc trò chuyện chỉ dùng một ngôn ngữ, vì vậy hãy dành thêm thời gian trong lịch làm việc của quý vị.

Thông dịch đồng thời/song song (Simultaneous Interpreting)

Thông dịch viên chuyển ngữ ngay lập tức theo thời gian thực, thường sử dụng các thiết bị chuyên dụng như tai nghe hoặc cabin/buồng kín để thông dịch. Hình thức này phù hợp nhất cho các cuộc họp, hội nghị hoặc thảo luận nhóm có quy mô lớn, khi quý vị cần giữ luồng thông tin liên tục. Vì đây là công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, nên cần có ít nhất hai thông dịch viên để có thể thay phiên nhau nhằm đảm bảo độ chính xác và tránh mệt mỏi.

Khi đặt dịch vụ thông dịch, hãy xác nhận hình thức thông dịch nào sẽ được sử dụng và đảm bảo các thiết bị phù hợp đã được chuẩn bị đầy đủ. Nếu quý vị không chắc chắn, công ty cung cấp dịch vụ ngôn ngữ hoặc thông dịch viên có thể cho lời khuyên về hình thức thông dịch nào là phù hợp nhất.

Cung cấp thông tin tóm tắt cho thông dịch viên

Nếu có thể, hãy cung cấp thông tin tóm tắt cho thông dịch viên trước khi bắt đầu công việc. Thông tin tóm tắt là để quý vị chia sẻ mục đích của cuộc họp, những người sẽ tham dự và bất kỳ chi tiết quan trọng nào mà thông dịch viên cần biết. Ví dụ như cho thông dịch viên biết nếu cuộc họp sẽ mang tính cảm xúc, chuyên môn hay nhạy cảm. Điều này giúp thông dịch viên chọn giọng điệu và thuật ngữ phù hợp.

Hãy cho thông dịch viên biết nếu có bất kỳ ngôn ngữ chuyên môn, thuật ngữ chuyên ngành hoặc biệt ngữ nào để họ có thể chuẩn bị và thông dịch chính xác. Ngay cả một cuộc trò chuyện ngắn trước buổi thông dịch cũng có thể tiết kiệm thời gian, tránh hiểu lầm và đảm bảo việc giao tiếp suôn sẻ hơn.

Chia sẻ tài liệu trước

Nếu có thể, hãy chia sẻ trước các tài liệu liên quan hoặc chương trình của cuộc họp. Điều này giúp thông dịch viên chuẩn bị thuật ngữ và hiểu ngữ cảnh rõ ràng hơn. Mọi thông tin hoặc tài liệu quý vị cung cấp sẽ được bảo mật, vì thông dịch viên phải tuân thủ quy tắc đạo đức đòi hỏi họ phải bảo mật thông tin.

Nếu quý vị chia sẻ tài liệu với khách hàng trong cuộc họp mà tài liệu đó không có sẵn bằng ngôn ngữ của họ, hãy cung cấp tài liệu đó cho thông dịch viên trước khi buổi họp bắt đầu. Điều này giúp thông dịch viên có thời gian xem trước nội dung. Trong một số trường hợp, thông dịch viên có thể dịch nhìn (sight translation), nghĩa là họ nhìn vào tài liệu và đọc to nội dung của tài liệu sang ngôn ngữ khác.

Giới thiệu thông dịch viên

Trước khi buổi thông dịch bắt đầu, hãy giới thiệu thông dịch viên và giải thích vai trò của họ cho tất cả mọi người có mặt. Thông dịch viên là người giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp giữa tất cả các bên, đảm bảo rằng mọi thông tin nói bằng một ngôn ngữ đều được truyền đạt chính xác sang ngôn ngữ khác. Thông dịch viên không thêm, hoặc bớt hoặc thay đổi thông tin, và cũng không đưa ra ý kiến, lời khuyên hoặc giải thích.

Quý vị có thể bắt đầu bằng một câu đơn giản như: “Đây là thông dịch viên của chúng ta, người sẽ giúp chúng ta giao tiếp hôm nay. Mọi điều chúng ta nói sẽ được thông dịch chính xác và được bảo mật.”

Nhắc nhở người tham gia rằng thông dịch viên sẽ nói ở ngôi thứ nhất (ví dụ: “tôi”, “chúng tôi”) để giữ cuộc hội thoại được tự nhiên. Mọi người nên nói chuyện trực tiếp với nhau, chứ không phải với thông dịch viên, và dành thời gian cho việc thông dịch.

Những điểm cần nhớ

• Dành thêm thời gian cho các buổi hẹn có thông dịch
• Nói thành từng đoạn ngắn và tạm dừng thường xuyên
• Giữ giao tiếp bằng mắt với khách hàng, không phải với thông dịch viên
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản
• Tránh dùng tiếng lóng, thành ngữ hoặc các câu nói so sánh phức tạp
• Hãy kiên nhẫn, một số ngôn ngữ cần nhiều hoặc ít từ hơn để diễn đạt cùng một ý nghĩa

Việc hiểu rằng thông dịch viên phải tuân theo quy tắc đạo đức về bảo mật thông tin, khách quan và chính xác sẽ giúp xây dựng lòng tin và đảm bảo việc giao tiếp chuyên nghiệp trong suốt buổi làm việc.

Tài liệu bổ sung

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với thông dịch viên, vui lòng truy cập:

• Tờ thông tin của AUSIT về cách giao tiếp qua thông dịch viên
• Tờ thông tin của AUSIT về việc đặt hẹn và cung cấp thông tin tóm tắt cho thông dịch viên
• Hướng dẫn của Language Loop về việc cung cấp thông tin tóm tắt cho thông dịch viên
• Lời khuyên hàng đầu khi sử dụng thông dịch viên trực tiếp trong các cuộc phỏng vấn và thảo luận của nhóm tập trung