Cách làm việc với thông dịch viên (interpreter)
Làm việc với thông dịch viên giúp quý vị giao tiếp hiệu quả với những người nói ngôn ngữ khác với quý vị. Thông dịch viên không tham gia vào cuộc hội thoại; họ đóng vai trò là cầu nối.
Thông dịch viên được NAATI chứng nhận sẽ:
- chuẩn bị cho nhiệm vụ bằng cách nghiên cứu chủ đề dựa trên thông tin tóm tắt họ nhận được
- thông dịch mọi thứ một cách chính xác và khách quan
- không thêm, bớt hoặc thay đổi thông tin, và sẽ không đưa ra ý kiến, lời khuyên hoặc giải thích
- yêu cầu giải thích rõ hoặc nhắc lại khi cần để đảm bảo tính chính xác
- xử lý các tình huống khi mọi người nói chen ngang nhau
- giữ bí mật tất cả thông tin liên quan đến nhiệm vụ, bao gồm mọi thứ đã được thảo luận trong buổi thông dịch.
Hãy đối xử với thông dịch viên một cách tôn trọng và làm theo các hướng dẫn này để đảm bảo trải nghiệm chuyên nghiệp cho tất cả mọi người tham gia.
Trước buổi thông dịch
Chọn hình thức thông dịch và địa điểm phù hợp
Khi đặt dịch vụ thông dịch, hãy xác nhận hình thức nào sẽ được sử dụng và cách quý vị muốn thông dịch viên tham gia, đồng thời đảm bảo rằng các thiết bị phù hợp đã được chuẩn bị đầy đủ. Nếu quý vị không chắc chắn, công ty cung cấp dịch vụ ngôn ngữ (language service provider) hoặc thông dịch viên có thể cho lời khuyên về hình thức thông dịch nào là phù hợp nhất.
Hình thức thông dịch
Thông dịch nối tiếp (Consecutive interpreting): Thông dịch viên sẽ đợi người nói tạm dừng trước khi thông dịch những gì được nói. Hình thức này thường được sử dụng trong các cuộc hẹn hoặc các cuộc họp nhỏ. Buổi thông dịch sẽ kéo dài gấp đôi thời gian so với cuộc trò chuyện chỉ dùng một ngôn ngữ, vì vậy hãy dành thêm thời gian trong lịch làm việc của quý vị.
Thông dịch đồng thời/song song (Simultaneous interpreting): Thông dịch viên sẽ thông dịch ngay lập tức theo thời gian thực, thường sử dụng các thiết bị chuyên dụng như tai nghe hoặc trong cabin/buồng kín để thông dịch. Hình thức này phù hợp nhất cho các cuộc họp, hội nghị hoặc thảo luận nhóm có quy mô lớn hơn, khi quý vị cần giữ luồng thông tin liên tục. Vì đây là công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, nên cần có ít nhất hai thông dịch viên để có thể thay phiên nhau, nhằm đảm bảo độ chính xác và tránh mệt mỏi.
Cách thức thông dịch được thực hiện
Trực tiếp (tại chỗ): Thông dịch trực tiếp/tại chỗ (Face-to face interpreting) là phương pháp tốt nhất cho các tình huống phức tạp vì nó cho phép nắm bắt các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể. Điều này có nghĩa là thông dịch viên sẽ ở cùng phòng với quý vị. Tuy nhiên, dịch vụ này có thể bị hạn chế ở các vùng nông thôn hoặc khu vực hẻo lánh và đối với một số ngôn ngữ.
Video: Thông dịch qua video (Video interpreting) là lựa chọn tốt thứ hai sau thông dịch trực tiếp/tại chỗ vì thông dịch viên vẫn có thể nhận biết được các tín hiệu phi ngôn ngữ từ người tham gia. Thông dịch qua video hữu ích khi không có thông dịch viên tại chỗ, đặc biệt là đối với việc đặt hẹn gấp hoặc đối với các ngôn ngữ khó tìm. Thông dịch qua video phù hợp với ngôn ngữ ký hiệu Auslan và các ngôn ngữ nói, nhưng đòi hỏi đường truyền internet ổn định và thiết bị phù hợp.
Điện thoại: Thông dịch qua điện thoại (Phone interpreting) là hình thức thông dịch dễ tiếp cận nhất. Cách này hữu ích nhất cho các cuộc giao tiếp ngắn, không phức tạp.
Chọn thông dịch viên phù hợp
- Cần biết chắc chắn thông dịch có chứng chỉ NAATI. Quý vị có thể kiểm tra chứng chỉ NAATI bằng cách sử dụng Số Hành nghề được Chứng nhận (Certified Practitioner Number (CPN)) của họ.
- Đừng nhờ người thân hoặc bạn bè làm thông dịch, ngay cả khi điều đó có vẻ thuận tiện. Họ có thể thiếu tính khách quan, thiếu sự đào tạo hoặc kỹ năng ngôn ngữ. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến việc bảo mật thông tin, độ chính xác và sự chuyên nghiệp.
- Xác nhận thông dịch viên đáp ứng được các yêu cầu của nhiệm vụ. Quý vị có cần một thông dịch viên thuộc giới tính cụ thể nào không? Họ có cần có chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như y tế hoặc pháp luật, hay không?
Cung cấp thông tin tóm tắt cho thông dịch viên
Nếu có thể, hãy cung cấp thông tin tóm tắt cho thông dịch viên trước khi bắt đầu công việc. Thông tin tóm tắt này là để quý vị chia sẻ mục đích của buổi họp, những người sẽ tham dự và bất kỳ chi tiết quan trọng nào mà thông dịch viên cần biết. Ngay cả một cuộc trò chuyện ngắn với thông dịch viên trước đó cũng có thể giúp giảm thiểu sự gián đoạn và khiến việc giao tiếp suôn sẻ hơn.
Thông tin tóm tắt có thể bao gồm:
- Cung cấp thông tin cơ bản về chủ đề, mục tiêu và người tham gia.
- Báo cho thông dịch viên biết về bất kỳ ngôn ngữ chuyên môn, thuật ngữ chuyên ngành hoặc biệt ngữ cụ thể nào để họ có thể chuẩn bị và thông dịch chính xác.
- Cho thông dịch viên biết nếu cuộc họp sẽ mang tính cảm xúc, chuyên môn hay nhạy cảm.
Nếu nhiệm vụ phức tạp, hãy cho thông dịch viên đủ thời gian để chuẩn bị và nghiên cứu nếu có thể. Sự chuẩn bị này giúp đảm bảo việc thông dịch chính xác và giảm bớt khối lượng công việc của thông dịch viên trong suốt buổi thông dịch.
Lập kế hoạch cho việc tổ chức
Thông dịch trực tiếp/tại chỗ (Face to face interpreting) Điều này đòi hỏi quý vị, thông dịch viên và bệnh nhân phải có mặt trực tiếp tại cùng một địa điểm. Hãy sắp xếp chỗ ngồi sao cho bệnh nhân, thông dịch viên và bác sĩ tạo thành một hình tam giác. Cách bố trí này giúp giao tiếp rõ ràng và đảm bảo mọi người đều được tham gia.
Thông dịch ngôn ngữ ký hiệu Auslan (Auslan interpreting): Thông dịch viên nên ngồi hoặc đứng cạnh chuyên gia y tế và đối diện với bệnh nhân. Điều này giúp bệnh nhân khiếm thính duy trì giao tiếp bằng mắt với người nói và quan sát ngôn ngữ cơ thể. Đối với các buổi thông dịch dài hơn, hai thông dịch viên có thể luân phiên nhau.
Điện thoại và hội nghị truyền hình tạo sự linh hoạt—thông dịch viên hoặc khách hàng có thể có mặt cùng một chỗ với quý vị, hoặc mỗi người có thể ở một địa điểm riêng biệt. Hãy đảm bảo rằng công nghệ hoạt động tốt trước khi bắt đầu buổi thông dịch.
Hãy nhớ dành thêm thời gian cho buổi thông dịch. Các cuộc hội thoại sẽ kéo dài hơn so với khi chỉ dùng một ngôn ngữ.
Trong buổi thông dịch
Nên làm gì
- Đảm bảo rằng thông dịch viên và vai trò của họ được giới thiệu đầy đủ. Quý vị có thể bắt đầu bằng một câu đơn giản như: “Đây là thông dịch viên của chúng ta, người sẽ giúp chúng ta giao tiếp hôm nay. Mọi điều chúng ta nói sẽ được thông dịch chính xác và được bảo mật.” Thông dịch viên có thể tự giới thiệu. Nhắc nhở người tham gia rằng thông dịch viên sẽ nói ở ngôi thứ nhất (ví dụ: “tôi”, “chúng tôi”) để giữ cuộc hội thoại được tự nhiên.
- Nói chuyện trực tiếp với người kia, chứ không phải với thông dịch viên. Hãy nói “Hôm nay ông/bà cảm thấy thế nào?” thay vì “Hỏi xem cô ấy cảm thấy thế nào.” Giữ giao tiếp bằng mắt với người đối diện trừ khi điều đó không phù hợp về mặt văn hóa.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản. Tránh dùng tiếng lóng, biệt ngữ, từ viết tắt hoặc những câu nói so sánh phức tạp. Thường xuyên tạm dừng để thông dịch viên có thời gian thông dịch.
- Để thông dịch viên nói xong trước khi tiếp tục. Điều này đảm bảo tính chính xác và tránh tình trạng quá tải thông tin.
- Kiên nhẫn. Một số ngôn ngữ cần nhiều hoặc ít từ hơn để diễn đạt cùng một ý nghĩa. Một vài khoảng lặng trong quá trình thông dịch là điều bình thường.
- Giải thích rõ khi cần thiết. Nếu có điều gì đó có vẻ không rõ ràng, hãy yêu cầu thông dịch viên lặp lại hoặc giải thích rõ về điều đó. Khuyến khích thông dịch viên lên tiếng nếu họ cần được giải thích thêm về điều gì đó. Nếu thông dịch viên cần giải thích rõ, hãy yêu cầu họ thông báo cho người kia biết họ đang hỏi về điều gì.
Những điều cần tránh
- Đừng ngắt lời thông dịch viên hoặc người khác khi họ đang nói dở câu. Sự gián đoạn có thể dẫn đến nhầm lẫn hoặc hiểu lầm.
- Đừng hỏi ý kiến hoặc lời khuyên của thông dịch viên. Vai trò của họ là thông dịch, chứ không phải hòa giải, bênh vực hay đưa ra quan điểm cá nhân.
- Không nên trò chuyện riêng với thông dịch viên. Thông dịch viên sẽ thông dịch mọi điều quý vị nói, vì vậy đừng nói bất cứ điều gì mà quý vị không muốn được dịch sang ngôn ngữ khác.
Sau buổi thông dịch
- Họp rút kinh nghiệm nếu cần. Trao đổi với thông dịch viên nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh hoặc nếu cần góp ý. Hãy sẵn sàng tiếp thu đối với những đề xuất để cải thiện giao tiếp. Thông dịch viên làm việc với nhiều chuyên gia và có thể đưa ra những lời khuyên hữu ích để cải thiện giao tiếp trong các buổi thông dịch sau này.
- Bảo mật thông tin. Hãy xem các buổi thông dịch giống như quý vị đang giao tiếp trực tiếp. Tất cả thông tin được chia sẻ phải được bảo mật.
Tài liệu bổ sung
Để biết thêm thông tin về cách làm việc với thông dịch viên, vui lòng truy cập:
